通过这样的审批授权,就可以按照报销金额进行分级审批,只有报销金额超过一万元才需要到总经理审批,能极大提升审批效率。
2、以员工录用流程的审批授权为例,按被录用员工的级别进行审批授权:
3、以员工请假流程的审批授权为例,按请假天数进行审批授权:
管理授权可以是多纬度的,比如按金额授权、按申请人级别授权等等,所有能以阶梯式分级或不同类型分类的事项,都可以进行管理授权。
需要注意的是,管理授权可能也会带来新的问题,例如“拆单申请”,原本报销20000元的申请单,拆成两张10000元的申请单,把原本需要总经理审批就变成了只需要分管副总审批了。为了杜绝类似拆单申请的行为,必须从管理制度上明确禁止,还需要由内控或审计部门定期抽查审计,一旦发现问题必须严肃处理。
二、改串行处理为并行处理
流程中可能会有多个处理环节,通常是一个环节处理完成后,再流转到下一环节处理,称之为串行处理。有些环节在逻辑上并没有先后顺序,这样的环节就可以由串行处理改为并行处理,以减少处理时长,增升流程效率。
串行处理和并行处理示意图
以上图为例,如果A、B、C、D每个环节的处理时长为10分钟,那么左边流程需要处理40分钟,右边流程只需要处理30分钟,流程效率提升25%。
三、合并冗余环节、删除不必要的环节
在同样的处理效率下,环节越少,流程的整体处理时长也会越短。因此合并冗余环节、删除不必要的环节也能有效提升流程处理效率。当然,我们应该全面谨慎地判断一个环节是否有必要或是是否冗余,这个需要在实际工作中结合实际情况具体分析。
四、用线上流程替代线下流程
线上流程是指流程的“电子化”,利用信息化系统让流程在线上处理和流转,可极大提升流程处理效率。举个例子:员工线下请假,先填写纸质的请假单,交给领导签字之后,再交到人事部门备案归档。这个过程需要员工自己找领导签字,万一领导不在办公室或是出差了就会耽误签字。如果员工请假通过线上电子申请单提交,流程自动流转到相应领导,领导也可随时随地处理,最后流程自动流转到人事部门备案归档。整个过程都在线上完成,员工不用再跑腿,效率当然能有极大的提升。
五、利用系统对接减少人工操作
在公司信息化系统较为完善的情况下,可以通过系统对接,使流程数据在系统间无缝传递,从而能减少人工操作,提升流程效率。例如员工转正流程审批通过之后,流程与人事系统对接,自动修改员工状态,人事部门不用再手动到人事系统里修改员工状态,效率自然就提升了。这个方法需要依托于较为完善的信息化系统,公司主要业务都通过线上系统管理。
六、提升员工流程管理意识
不论是线下流程还是线上流程,实际的审批人和执行人都是员工,因此提升员工流程管理意识,减少员工在处理流程时不必要的拖延,也是提升流程效率的有效方法,也是最为复杂、难度最大的方法。要让员工建立起流程管理意识,需要持续地宣讲和培训,通过各种方法和手段不断向员工灌输和强化流程管理效率意识。
七、本文小结
本文简要介绍了提升流程处理效率的六种方法,这些方法都是在实际流程管理工作中被证实是有效的,大家可以根据各自公司的具体情况和流程管理实际参考施行。最后再强调一次:提升流程管理效率一定要以不降低流程规范性和不增加流程管理风险为前提,请大家切记。
作者介绍
本文作者:罗列老师,曾就职于多家大中型公司担任流程管理负责人,负责流程体系搭建和流程管理实施,在流程规划、流程梳理和优化、流程平台信息化建设、流程管理团队培养等方面具有丰富的经验,可为公司提供流程管理咨询、流程管理培训等。
罗老师主讲的流程管理培训课程《流程管理从理论到实战》课程大纲如下:
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